BAB I
PENDAHULUAN
Pengembangan suatu
sistem informasi merupakan suatu investasi seperti halnya investasi proyek
lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan
manfaat dimasa mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan
sumber-sumber daya.
Sebagai hasilnya,
sistem informasi akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa
penghematan-penghematan atau manfaat-manfaat yang baru.Jika manfaat yang
diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem
informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu,
sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan
ekonomisnya.
Teknik untuk menilai
ini disebut dengan analisis biaya/keuntungan (cost/benefit analysis).Analisis
biaya/keuntungan disebut juga dengan analisis biaya/efektivitas (cost/
effectivenss analysis). Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak
semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya
keuntungan pelayanan kepada langganan yang lebih baik. Keuntungan yang sulit
diukur langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam
bentuk nilai uang, maka dapat menaksir efektivitasnya.
BAB II
PEMBAHASAN
1. Komponen Penilaian
Dalam Cost & Benefits Analysis
Sesuai dengan namanya,
Cost & Benefit Analysis didasarkan pada dua komponen penilaian, yaitu
komponen biaya dan komponen manfaat. Menurut Frederick H. Wu dalam bukunya Accounting Information Systems, Theory and
Practice, komponen biaya yang berhubungan dengan pengembangan sebuah sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam
empat kategori, yaitu :
1) Procurement Cost
Procurement Cost atau
biaya pengadaan adalah semua biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan pengadaan
hardware. Diantaranya adalah seperti :
biaya konsultasi pengadaan hardware, biaya pembelian hardware, biaya instalasi
hardware, biaya fasilitas (ruang,
ac, dll.), biaya modal untuk pengadaan hardware, biaya manajerial dan
personalia untuk pengadaan hardware. Biaya pengadaan ini biasanya dikeluarkan pada tahun-tahun
pertama (initial cost) sebelum system
dioperasikan, kecuali apabila pengadaan hardware dilakukan dengan cara
leasing.
2) Start Up Cost
Start Up Cost atau
biaya persiapan operasional adalah semua biaya yang dikeluarkan sebagai upaya
membuat sistem siap untuk
dioperasionalkan. Biaya-biaya persiapan operasional meliputi : biaya pembelian software system informasi berikut instalasinya, biaya
instalasi perangkat komunikasi/jaringan, biaya reorganisasi, biaya manajerial
dan personalia untuk persiapan
operasional.
Sama dengan biaya pengadaan, biaya persiapan operasional ini juga
merupakan “initial cost”.
3)
Project Related Cost
Project Related Cost atau biaya proyek adalah biaya yang berkaitan
dengan biaya mengembangkan sistem termasuk biaya penerapannya. Biaya proyek
diantaranya adalah : biaya analisis
system; seperti biaya untuk mengumpulkan data, biaya dokumentasi (kertas,
fotocopy, dll), biaya rapat, biaya staff analis, biaya manajerial
dalam tahap analisis sistem; biaya disain sistem; seperti biaya
dokumentasi, biaya rapat, biaya
staff analis, biaya staff
pemrograman, biaya pembelian software
aplikasi, biaya manajerial dalam tahap desain
sistem, biaya penerapan sistem; seperti biaya pembuatan form baru, biaya konversi data, biaya
pelatihan sumber daya manusia, biaya manajerial dalam tahap penerapan sistem.
Bila
sistem dikembangkan secara “outsourcing”
dengan menggunakan konsultan dari luar perusahaan, maka diperlukan biaya
tambahan, yaitu biaya konsultasi.
4)
Ongoing and Maintenance Cost
Ongoing and Maintenance Cost atau biaya operasional adalah biaya untuk mengoperasikan sistem agar
sistem dapat beroperasi dengan baik. Sedangkan biaya perawatan adalah biaya
untuk merawat sistem dalam masa pengoperasionalannya. Yang termasuk biaya
operasi dan perawatan sistem adalah : biaya personalia (operator, staff administrasi, staff pengolah
data, staff pengawas data), biaya overhead (telepon, listrik, asuransi, keamanan, supplies), biaya
perawatan hardware (reparasi, service), biaya perawatan software (modifikasi program, penambahan modul
program), biaya perawatan peralatan dan
fasilitas, biaya manajerial dalam
operasional sistem, biaya kontrak untuk konsultan selama operasional
sistem, biaya depresiasi.
Biaya
operasional dan perawatan biasanya terjadi secara rutin selama usia operasional
sistem.
Sedangkan komponen manfaat atau
- dalam hal ini dapat disebut pula sebagai - efektivitas yang di dapat
dari sebuah sistem informasi dapat diidentifikasikan sebagai berikut :
a)
Manfaat atau efektifitas yang didapat dari pengurangan biaya.
b)
Manfaat atau efektifitas
yang didapat dari pengurangan kesalahan-kesalahan.
c)
Manfaat atau efektifitas yang didapat dari peningkatan kecepatan
aktivitas.
d)
Manfaat atau efektifitas yang didapat dari peningkatkan perencanaan dan pengendalian
manajemen.
Manfaat atau efektifitas dari sebuah sistem informasi dapat juga diklasifikasikan
dalam dua bentuk yaitu : tangible benefits dan intangible benefits.
Tangible Benefits
atau manfaat keuntungan yang berwujud adalah keuntungan penghematan-penghematan atau
peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan
yang dapat di ukur secara kuantitatif dalam bentuk satuan
nilai moneter/uang. Diantaranya adalah : keuntungan dari pengurangan biaya operasional, keuntungan
dari pengurangan kesalahan-kesalahan proses, keuntungan dari pengurangan biaya telekomunikasi,
keuntungan akibat peningkatan penjualan,
keuntungan akibat pengurangan biaya persediaan, dan keuntungan akibat
pengurangan kredit yang tidak tertagih.
Intangible Benefits atau manfaat
keuntungan yang tidak berwujud adalah
nilai keuntungan yang sulit atau
tidak mungkin di ukur dalam bentuk
satuan nilai moneter/uang. Diantaranya adalah seperti : keuntungan akibat peningkatan pelayanan
yang lebih baik kepada pelanggan,
keuntungan akibat peningkatan kepuasan kerja sumber daya manusia yang ada, dan
keuntungan akibat peningkatan pengambilan keputusan manajerial yang lebih baik.
Intangible benefits sulit untuk diukur dalam satuan nilai moneter/uang, karena
itu cara pengukurannya dapat
dilakukan dengan menggunakan penaksiran.
Sebagai contoh : kualitas pelayanan kepada pelanggan yang menjadi lebih baik
merupakan salah satu bentuk intangible benefits. Dan tentu saja akan sulit
untuk mengukur dalam satuan nilai uang peningkatan pelayanan yang lebih baik
tersebut. Dan untuk itu dapat dilakukan analisis seperti yang dicontohkan
berikut ini.
Akibat yang akan didapat
dari pelayanan yang ‘kurang baik’ kepada
pelanggan tentunya adalah : terjadinya
pengurangan pemesanan pelanggan, bahkan sampai pada kemungkinan pelanggan tidak
akan melakukan pemesanan kembali kepada perusahaan. Jumlah pengurangan pesanan
pelanggan akibat pelayanan yang kurang
baik dapat diukur dengan menaksirnya
bersama-sama pemakai sistem dengan cara seperti berikut.
Misalnya berdasarkan taksiran yang dibuat didapat data bahwa :
Diperkirakan sebesar 55% pelanggan akan mengurangi 9% pesanannya,
sebesar 20% pelanggan akan mengurangi 40% pesanannya, sebesar 10% pelanggan
akan mengurangi 80% pesanannya, dan sebesar 5% pelanggan akan mengurangi 100%
pesanannya. Maka taksiran kehilangan pesanan pelanggan perusahaan dapat
dihitung seperti dibawah ini.
Kehilangan pesanan :
(55%x9%)+(20%x40%)+(10%x80%)+(5%x100%)
: (4.95%+8%+8%+5%)
:
25.95 %
Artinya : akibat dari pelayanan yang kurang baik maka
25,95% dari pesanan penjualan akan
hilang.
Jika pelanggan melakukan pemesanan setiap tahunnya rata-rata
sebesar Rp. 5.000.000-, maka diperkirakan akan terjadi kehilangan pemesanan
pelanggan sebesar 25.95% dari keseluruhan rata-rata pemesanan pelanggan per tahunnya,
yaitu sebesar Rp.5.000.000, x25.95%
: Rp. 1.297.500,-.
Dan jika perusahaan memiliki misalnya 100 pelanggan saat itu, maka
dapat diperkirakan jumlah total dari kehilangan pemesanan adalah :
100xRp.1.297.500,- : Rp.129.750.000, Analisis ini dapat digunakan oleh manajemen sebagai dasar
untuk mengukur intangible benefits.
2.
Cost & Benefits Analysis
Setelah komponen biaya dan manfaat diketahui, maka cost &
benefits analysis bisa dilakukan untuk menentukan apakah sebuah proyek sistem
informasi layak atau tidak. Dalam analisa suatu investasi, terdapat dua aliran
kas, aliran kas keluar (cash outflow) yang terjadi karena
pengeluaran-pengeluaran untuk biaya investasi, dan aliran kas masuk (cash
inflow) yang terjadi akibat manfaat yang dihasilkan oleh suatu investasi. Aliran kas masuk atau yang sering
dikatakan pula sebagai proceed, merupakan keuntungan bersih sesudah pajak ditambah dengan
depresiasi (bila depresiasi masuk dalam komponen biaya).
Adapun metode-metode7 yang digunakan dalam cost &
benefits analysis diantaranya adalah
: payback period method, return on investment method, net present value
method, dan internal rate of return method. Penjelasan dan contoh perhitungan
dari metode-metode tersebut dapat dilihat dibawah ini.
1)
Payback Period Method
Penilaian proyek
investasi menggunakan metode ini didasarkan pada lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran
kas masuk, dan faktor bunga tidak dimasukan dalam perhitungan ini.
Sebagai misal : Sebuah Proyek Sistem Informasi Manajemen bernilai
Rp. 20.000.000,-. Dan misalnya cash inflow tiap tahunnya adalah sama, yaitu sebesar Rp. 6.000.000,-. Maka periode pengembalian investasi ini adalah :
Rp. 20.000.000,-/Rp. 6.000.000,- = 3,333 tahun. Ini berarti proyek investasi
sistem informasi manajemen tersebut akan tertutup dalam waktu 3 tahun 3 bulan.
Bila cash inflow tiap tahun
tidak sama besarnya, maka harus dihitung
satu-persatu sebagai berikut.
Berdasarkan data pada Lampiran-01, misalnya nilai proyek sistem informasi
manajemen adalah Rp. 788.500.000,-, dan umur ekonomis proyek tersebut adalah 4 tahun dan cash inflow setiap tahunnya adalah seperti berikut ini :
cash inflow tahun 1 sebesar Rp. 285.000.000,-
cash inflow tahun 2 sebesar
Rp. 372.500.000,-
cash inflow tahun 3 sebesar
Rp. 486.000.000,-
cash inflow tahun 4 sebesar
Rp. 542.250.000,-
Maka payback period untuk investasi sistem informasi manajemen ini
adalah :
Nilai investasi = Rp.
788.500.000,-
cash inflow tahun 1 = Rp.
285.000.000,-
Sisa investasi tahun 2 =
Rp. 503.500.000,-
cash inflow tahun 2 = Rp.
372.500.000,-
Sisa investasi tahun 3 = Rp.
131.000.000,-
Sisa investasi tahun 3 sebesar Rp. 131.000.000,- tertutup oleh
sebagian dari cash inflow tahun 3 sebesar Rp. 486.000.000,-, yaitu Rp.
131.000.000,-/Rp. 486.000.000,- = 0.2695
bagian. Kesimpulannya adalah bahwa payback period investasi ini adalah 2 tahun
3,234 bulan. Dan kelayakan dari investasi ini dapat dilakukan dengan
membandingkan payback period yang ada dengan
maximum payback period yang dianggap
layak yang telah tetapkan sebelumnya. Misalnya maximum payback period adalah 3 tahun, berarti investasi ini
diterima.
2)
Return On Investment
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur prosentase
manfaat yang dihasilkan oleh suatu proyek dibandingkan dengan biaya yang
dikeluarkannya. Sedangkan return on investment dari suatu proyek investasi
dapat dihitung dengan rumus:
Total manfaat – Total biaya
ROI =
Total biaya
Berdasarkan data pada Lampiran-01,
diketahui bahwa total manfaat dari
Proyek Pengembangan Sistem Informasi Manajemen PT. Genitya Dabatas &
Co. adalah :
Manfaat tahun ke 1 = Rp.
346.000.000,-
Manfaat
tahun ke 2 = Rp. 440.000.000,-
Manfaat tahun ke 3 = Rp.
565.000.000,-
Manfaat tahun ke 4 = Rp.
627.500.000,- +
Total Manfaat = Rp. 1.978.500.000,-
Sedang total biaya yang dikeluarkan adalah:
Biaya tahun ke 0 = Rp.
788.500.000,-
Biaya tahun ke 1 =
Rp. 61.000.000,-
Biaya tahun ke 2 = Rp.
67.500.000,-
Biaya tahun ke 3 = Rp.
79.000.000,-
Biaya tahun ke 4 = Rp.
85.250.000,- +
Total Biaya = Rp. 1.081.250.000,-
ROI
untuk proyek ini adalah sebesar :
= ((Rp. 1.978.500.000 – Rp. 1.081.250.000,-)/Rp. 1.081.250.000,-) x
100% = 82,98 %
Apabila suatu proyek investasi mempunyai ROI lebih besar dari 0
maka proyek tersebut dapat
diterima. Pada proyek ini
nilai ROI nya adalah 0,8298 atau
82,98%, ini berarti proyek ini
dapat diterima, karena proyek ini
akan memberikan keuntungan sebesar
82,98% dari total biaya investasinya.
3)
Net Present Value Method
Metode nilai sekarang bersih merupakan metode yang memperhatikan
nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi cash inflow
atau arus dari uang. Berbeda
dengan metode payback period dan return on investment yang tidak memperhatikan
nilai waktu dari uang (time value of money) atau time preference of money.
Dalam metode ini satu rupiah nilai uang sekarang lebih berharga dari satu
rupiah nilai uang dikemudian hari, karena uang tersebut dapat diinvestasikan
atau ditabung atau didepositokan dalam
jangka waktu tertentu dan akan mendapatkan tambahan keuntungan dari bunga. Net
present value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun
dikurangi dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV dirumuskan sebagai
berikut :
Cash Inflow 1 Cash Inflow 2 Cash Inflow n
NPV =
- nilai proyek +
+ + ···
(1+i)1 (1+i)2 (1+i)n
Keterangan
: NPV
= net present value
i = tingkat suku bunga diskonto
n =
umur proyek investasi
Bila
nilai net present value > 0, berarti investasi menguntungkan dan dapat
diterima. Berdasarkan data pada Lampiran - 01 akan coba dihitung besarnya nilai
NPV dengan tingkat suku bunga diskonto yang diasumsikan adalah sebesar 15%
pertahun.
285.000.000 372.500.000 486.000.000 542.250.000
NPV
= - 788.500.000 + + + +
(1+0,15)1 (1+0,15)2
(1+0,15)3 (1+0,15)4
285.000.000 372.500.000 486.000.000 542.250.000
NPV
= - 788.500.000 + + + +
1,15
1,32 1,52 1,75
NPV
= - 788.500.000 + 247.826.087 + 282.196.969,7 + 319.736.842,1 + 309.857.142,9
NPV
= 371.117.041,7
Dari hasil perhitungan diatas diketahui bahwa nilai NPV untuk investasi Proyek Pengembangan Sistem
Informasi Manajemen PT. Genitya Dabatas & Co. adalah sebesar Rp.
371.117.041,7, ini berarti bahwa nilai NPV proyek tersebut > 0 sehingga
proyek tersebut dapat diterima.
4)
Internal Rate of Return Method
Sama seperti NPV metode tingkat pengembalian internal
atau IRR juga merupakan metode
yang memperhatikan nilai waktu dari
uang. Pada metode NPV tingkat
bunga yang diinginkan telah ditetapkan
sebelumnya, sedangkan pada metode IRR, kita justru akan menghitung tingkat
bunga tersebut. Tingkat bunga yang akan dihitung ini merupakan
tingkat bunga yang akan menjadikan jumlah nilai sekarang dari tiap-tiap cash inflow yang didiskontokan dengan tingkat
bunga tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari initial cash outflow atau nilai proyek.
Dengan kata lain tingkat bunga ini adalah merupakan tingkat bunga persis
investasi bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan juga tidak merugikan.
Dengan mengetahui tingkat bunga impas ini, maka dapat dibandingkan dengan tingkat bunga pengembalian atau rate of
return yang diinginkan, jika
lebih besar berarti investasi menguntungkan dan bila sebaliknya investasi tidak
menguntungkan.
Misalnya IRR yang dihasilkan oleh sebuah proyek adalah 25% yang berarti proyek ini akan menghasilkan keuntungan dengan
tingkat bunga 25%. Bila rate of return yang diinginkan adalah 20%, maka proyek
dapat diterima kelayakannya.
BAB
III
PENUTUP
1.
KESIMPULAN
Hasil perhitungan yang didapat dari ‘Cost & Benefits Analysis’ dengan
menggunakan alat-alat analisis financial
seperti Payback Period, NPV, ROI dan IRR memang dapat dimanfaatkan dalam
membantu mengambil keputusan dalam
menetapkan kelayakan secara ekonomis
sebuah Proyek Pengembangan Sistem Informasi Manajemen. Namun demikian, mengingat sebuah proyek pengembangan
sistem informasi manajemen merupakan
proyek yang memiliki apa yang disebut ‘intangible benefits’ maka kesuksesan
analisis ini banyak tergantung pada keakuratan analisis berdasarkan data &
informasi yang digunakan dalam
analisis ini, terutama yang
berkaitan dengan ‘intangible benefits yang dihasilkan oleh proyek sistem informasi manajemen tersebut. Dan setidaknya dengan ‘Cost & Benefits Analysis’ kita dapat memastikan
secara ekonomis untuk melanjutkan atau
tidak sebuah proyek sistem informasi manajemen yang akan kita bangun.
2.
DAFTAR PUSTAKA
1. Raymond McLeod, Management Information
Systems, 8th Edition, Prentice Hall International, 2001. Url :
www.prenhall.com/mcleod
2. Jogiyanto H.M., Analisis & Disain Sistem
Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi Kedua, Andi Offset Yogyakarta, 2001.
3. Barry Render & Ralph M. Stair, Jr.,
Quantitative Analysis for Management, 7th Edition, Prentice Hall International,
2000. Url : www.prenhall.com/render
4. Frederick H. Wu., Accounting Information
Systems, Theory and Practice, McGraw Hill Book Company Japan, Tokyo,
International Student Edition, 1984.
5. Williams S. Davis., Systems Analysis and
Design, A Structured Approach, Reading, Massachussetts : Addison Wesley
Publishing Company, Inc., 1983.
6. Jeffrey L. Whitten, System Analysis &
Design Methods, 5th Edition, McGrawHill, 2001.
STUDI
KASUS
Madiun, 16 April 2010 - PT TELKOM Madiun bekerjasama dengan Forum Komunikasi Koperasi Madiun menggelar
pelatihan teknologi informasi untuk 60 orang anggota Forum Komunikasi Koperasi
Madiun di Broadband Learning Center TELKOM Madiun, Hari Kamis, 15 April 2010.
Selain untuk membekali anggota dengan pengetahuan seputar internet dan
teknologi informasi, pelaksanaan pelatihan tersebut dilatarbelakangi oleh
penggalakan penggunaan teknologi informasi pada aktifitas kerja sehari-hari di
jajaran Dinas Koperasi Kabupaten Madiun dan komunitas-komunitas yang
dinaunginya.
Ketua Forum Komunikasi Koperasi Madiun Yayan menyampaikan bahwa inisiatif melakukan pelatihan tersebut diambil karena penguasaan teknologi informasi yang sangat terbatas di kalangan para anggota forum. Padahal anggota forum berjumlah lebih dari 200 anggota. Bila mereka tidak bisa menggunakan teknologi baru dikhawatirkan tidak mampu mengikuti perkembangan jaman yang begitu pesat.
Pelatihan dibagi menjadi 3 sesi dan dibuka oleh Manager Consumer Service Area Madiun, I Gde Komang Bagiyarta pada pukul 08.00 wib. Materi yang diberikan antara lain pembuatan email address, blog dan akun social networking. Komang dalam sambutannya berharap supaya para peserta usai pelatihan bisa memanfaatkan internet dalam pekerjaan sehari hari. Ia juga menyarankan agar para peserta mengoptimalkan internet untuk saling berinteraksi dan membuat networking antar rekan seprofesi atau pebisnis dengan menggunakan email, blog, atau jejaring sosial seperti Facebook dan Twitter
Ketua Forum Komunikasi Koperasi Madiun Yayan menyampaikan bahwa inisiatif melakukan pelatihan tersebut diambil karena penguasaan teknologi informasi yang sangat terbatas di kalangan para anggota forum. Padahal anggota forum berjumlah lebih dari 200 anggota. Bila mereka tidak bisa menggunakan teknologi baru dikhawatirkan tidak mampu mengikuti perkembangan jaman yang begitu pesat.
Pelatihan dibagi menjadi 3 sesi dan dibuka oleh Manager Consumer Service Area Madiun, I Gde Komang Bagiyarta pada pukul 08.00 wib. Materi yang diberikan antara lain pembuatan email address, blog dan akun social networking. Komang dalam sambutannya berharap supaya para peserta usai pelatihan bisa memanfaatkan internet dalam pekerjaan sehari hari. Ia juga menyarankan agar para peserta mengoptimalkan internet untuk saling berinteraksi dan membuat networking antar rekan seprofesi atau pebisnis dengan menggunakan email, blog, atau jejaring sosial seperti Facebook dan Twitter
Tidak ada komentar:
Posting Komentar